Какие документы должны быть у ИП? Пакет документов индивидуального предпринимателя. Первичные документы для ИП на УСН — договора, акты Ведение документации в ип

Какие документы ИП при УСН обязан вести и какими актами нормируется отчетность предприятия перед государственными контролирующими органами? Именно эти моменты чаще всего вызывают затруднения у молодых предпринимателей, решившихся попробовать зарабатывать себе на жизнь самостоятельно, а не в качестве нанятого работника. Следует сразу же отметить, что вести ИП по упрощенной системе налогообложения достаточно просто, ведь декларацию можно подавать всего 1 раз в год. Страховые взносы в ПФ при этом уплачиваются поквартально или помесячно — на усмотрение самого предпринимателя.

Финансовая отчетность перед государством

Что касается финансовой отчетности, то она одинаковая для любых форм предпринимательства, зарегистрированных по УСН. То есть, невзирая на необходимость получения лицензии, сертифицированного разрешения, список документов будет идентичным, как и для тех, чья деятельность не обязана регистрироваться, например, в санэпидемстанции.

Итак, для предоставления бухгалтерской отчетности необходимы следующие документы:

1. Декларация (подается раз в год, до 30 апреля, следующего за подотчетным).
2. Справка о доходах/расходах по форме 2-НДФЛ.
3. Книга о доходах/расходах (не подается в отчете, но обязательно должна находиться на предприятии в архиве).
4. Сведения о сотрудниках, если они есть. Каждый из них регистрируется в Пенсионном фонде, и именно предприниматель обязан отвечать за их уплату страховых взносов.

Ежеквартально индивидуальный предприниматель должен подавать отчеты по форме РСВ1. В противном случае ему будет начислена пеня, а Пенсионный фонд имеет полное право воспользоваться максимально допустимой ставкой по взносам, что составляет почти 130 тысяч рублей.

Следует заметить, что по упрощенной системе налогообложения такая отчетность актуальна только для так называемых микропредприятий, то есть в штате которых есть не более 15 сотрудников, а годовой финансовый оборот — не более 60 миллионов рублей. В противном случае используется ЕНВД. Доля установочного капитала, если она была предусмотрена, не должна превышать 25% для юридических лиц. В противном случае организацию необходимо регистрировать уже в качестве акционерного сообщества (публичного или закрытого — это не имеет значения).

Вернуться к оглавлению

Документы, которые обязан вести предприниматель при УСН

Иной вопрос — какие документы должен вести ИП на УСН, чтобы все считалось легальным как со стороны налогового контроля, так и со стороны правоохранительных органов (которые тоже принимают участие в контроле предпринимателя и его деятельности)? Прежде всего, если бизнесмен оказывает определенные услуги, то каждый заказ должен заканчиваться регистрацией так называемого акта выполненных работ. Там же указывается стоимость контракта (заказа), список предоставленных услуг, а также гарантий от предпринимателя, которые он обязывается выполнять (и если они предусмотрены формой деятельности).

Нужно понимать, что заказчик услуг не обязан подписывать какие-то документы. Чтобы все было законно, в акт нужно внести пункт, что если клиент отказывается подписывать или просто не хочет этого делать по каким-то иным причинам, то считается, что он согласен с указанными условиями. То есть его подпись необязательна, но каждый из таких актов считается подотчетным. Соответственно, его нужно регистрировать в установленном законодательном порядке. В противном случае предприниматель уклоняется от налогов и предоставления достоверной информации о получаемой прибыли.

Акты допускается не вести только в одном единственном случае: если расчет клиента и предпринимателя происходит через банк. Тогда просто берется выписка из него (чек, подтверждающий факт проведения финансовой операции), которая и указывает на факт проведенной сделки.

Еще каждый предприниматель обязан выдавать по требованию счет — своего рода список предоставленных услуг, расписывание начисленной оплаты. Такие документы уже не регулируются Федеральной налоговой службой. Сам счет можно вообще предоставить в свободной форме, но более крупные компании предпочитают требовать именно расписку по выполненным услугам и начисленным платежам. Это упрощает для них составление отчетов в бухгалтерии.

И последнее — это книга отчетов и расходов (последние не указываются, если была выбрана УСН под 6%). Кстати, это необязательно отдельная тетрадь, в которой указывается информация о каждой проведенной финансовой операции. Сейчас существуют специальные компьютерные программы, которые позволяют автоматизировать данный процесс. И документы, поданные в такой форме, признаются легитимными. Вот только нужно всегда сверяться с актуальной версией программы, которую поддерживают в ФНС. В противном случае придется конвертировать подотчетные документы.

Документооборот ИП УСН, если исходить из практики, проверяется крайне редко. Однако предприниматель обязан вести их, хранить в архиве (при этом нужно еще и подшивать папки). Государственные контролирующие службы могут в любой момент потребовать предоставить отчет за тот или иной период. Если документов не окажется, последует очень крупный штраф, а то и открытие уголовного дела по факту сокрытия деятельности. Так что пренебрегать этими законодательными нормами не следует ни в коем случае.

Вернуться к оглавлению

Деятельность по лицензии или сертификации

В случае если предприятие предоставляет услуги, которые подпадают под сертификацию, необходимо иметь возможность подтвердить свою квалификацию, когда это необходимо. К таковым относится, например, продажа специализированных товаров (в том числе импорт или на экспорт). Если имеются нанятые работники, такие сертификаты необходимы и для них в обязательном порядке. В противном случае контрольные службы получают возможность инициализировать проверку всей организации на соответствие определенным нормам (с ними можно ознакомиться из Процессуального кодекса).

Нужно учитывать тот факт, что «упрощенка» преимущественно используется в торговле. Если речь идет о продуктах питания, то там тоже потребуется регистрироваться в санэпидемстанции для контроля предоставляемых услуг и соблюдения правил реализуемой продукции. На помещение, где непосредственно ведется деятельность, нужно получить полис по пожарной безопасности. Если такового помещения не предусмотрено, то фактический адрес проживания предпринимателя (или его временная регистрация) является основными его контактными данными. В случае смены места проживания или временной дислокации об этом обязательно нужно уведомить ФНС. Хотя именно это правило часто игнорируется, особенно строительными организациями, которые предоставляют выездные услуги (например, строительство коттеджа или дачи).

Какие документы ведет ИП при УСН, если он предоставляет услуги, которые не подпадают под сертификацию? Достаточно просто регистрационных данных с указанием кода специальности. Других документов для этого случая не предусмотрено. В случае расширения списка услуг рекомендуется провести перерегистрацию или же просто открыть дополнительное предприятие. Страховые взносы все равно фиксируются на одно общее лицо, а не отдельно для каждого предприятия, если для них установлена именно упрощенная система.

Вернуться к оглавлению

Ответственность предпринимателя перед контролирующими органами

Существует еще и такое понятие, как ответственность предпринимателя перед государством за ведение документооборота. Если в данном процессе будут найдены ошибки, ИП понесет соответствующее наказание. Хотя ФНС в большинстве случаев ограничивается простым предупреждением.

Упрощенной системой налогообложения подразумевается, что предприниматель самолично и своевременно предоставляет полный финансовый отчет о ведении деятельности. И невзирая на тот факт, что платит он фиксированную страховую ставку, он обязан предоставлять данные по всем совершенным финансовым операциям через расчетный счет. К тому же он обязан хранить информацию обо всех проведенных операциях в течение следующих 3 лет. Декларацию он может подавать в любое время, в том числе и заблаговременно. Тогда в ней указываются расчетные данные, то есть запланированная сумма полученной прибыли. В том случае, если она окажется меньше фактической, предприниматель может подавать заявку на получение финансовых отчислений в установленном законодательном порядке. Все эти моменты тоже должны фиксироваться.

Нужно обязательно упомянуть, что отчетная документация ведется даже в случае, если фактическая деятельность определенный период не ведется.

При этом используется такое понятие, как «нулевая отчетность». Налоговые взносы при этом уплачиваются в обязательном порядке, как и страховые в Пенсионный фонд (в том числе за каждого сотрудника). Кстати, такую «прореху» часто используют начинающие бизнесмены, которые еще попросту не разобрались с отчетной документацией. Они указывают, что деятельность фактически не велась, но при этом уплачивают все предусмотренные взносы.

Которую они осуществляют. Состав бухгалтерских и кадровых документов для ИП в 2018 году зависит от вида бизнеса и условий труда. Федеральное законодательство обязывает ИП всю документацию вести правильно, так как это предмет особого внимания контролирующих органов.

Кадровые документы для ИП в 2017-2018 году

В настоящее время ИП уравнены в трудовых правоотношениях с предприятиями, в связи с чем им необходимо вести кадровые документы в полном объеме и оформлять их юридически грамотно. Если бизнесмен нанимает сотрудников, он обязан вести кадровый учет и использовать утвержденный перечень кадровых документов для ИП. Это позволит должным образом построить взаимоотношения с наемными работниками, свести к минимуму риски по трудовым спорам, а также исключить появление трудностей, связанных с проверками контролирующих органов.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Перечень кадровых документов, необходимых ИП

Многие предприниматели хотят узнать, какие кадровые документы должны быть у ИП, и какие нужно заполнять учетные регистры по результатам коммерческой деятельности? Обязательные кадровые документы для ИП, независимо от выбранной :

• инструкции и положения об оплате за выполнение работы, защите индивидуальных данных, финансовом стимулировании, о выделении премии;
• табель учета времени работы;
• инструкции по ТБ и охране труда;
• журналы проведения медицинского осмотра, издания приказов, проведения инструктажей, выдачи справок сотрудникам;
• правила распорядка;
• приказы по персоналу, по ведению работы;
• карточки персонала, трудовые книжки;
• распределение отпусков, расписание штата;
• книга движения бланков, выдачи трудовых книжек;
• коллективный договор;
• договоры, описывающие трудовые отношения, о финансовой ответственности.

Важно! Предприятия и ИП должны правильно хранить документы, учитывая сроки, которые определенны федеральными законами и другими актами Российской Федерации.

Бухгалтерские документы ИП

ИП понимают, что за свои действия они будут отвечать всеми своими активами (не только товаром, но и личным имуществом). Именно поэтому необходимо тщательно оценивать возможные риски. Предпринимателей не принуждают создавать бухгалтерию в прямом ее понимании, но им в обязательном порядке нужно организовать документооборот и вести .

Документы налогового учета:

• налоговые декларации;
• книги приобретений;
• налоговые накладные;
• реестры;
• справки о текущем состоянии счетов;
• книги реализаций;
• книги учета финансовых операций;
• акты сверок.

Многие руководители понимают, что для успешного ведения бизнеса не достаточно иметь качественное и хорошо обученный персонал. Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.

К бухгалтерским документам для ИП относят:

• счета-фактуры;
• приходные и расходные накладные;
• ведомости для накопления;
• акты приема-передачи;
• экономическая переписка;
• книги учета;
• оборотные ведомости;
• инвентарные перечни;
• учетная политика;
• отчеты о поступлении денежных средств;
• товарные чеки, банковские выписки;
• пояснительные записки и т. д.

Основным бухгалтерским документом ИП является книга учета, которая должна заполняться по установленным МФ правилам. В ней отражается не только прибыль, но и расходы бизнесмена (может заполняться в электронном виде). Формы книг и порядок их ведения утверждаются Министерством финансов. В них нужно прикреплять документы, подтверждающие финансовые операции. К такой документации относят: чеки, договора, накладные. Предприниматель может самостоятельно вести учет хозяйственных операций, принять на работу бухгалтера или пользоваться услугами аутсорсинговых организаций.

Совет! Все данные по поступлениям от бизнеса вписывайте в книгу последовательно и в соответствующем порядке заполняйте предусмотренные для этого графы. Итоговые данные книги прибыли и расходов являются основанием для формирования налоговых деклараций.

Сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов

При ведении коммерческой деятельности у бизнесменов зачастую возникает вопрос: сколько хранить документы ИП? В соответствии с законодательством, юридические и физические лица обязаны обеспечить хранение своих документов в течение следующих сроков:

Заключение

Стоит помнить, что за неверное документирование грозит наказание. ИП могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной, гражданско-правовой и административной ответственности (в зависимости от характера нарушения). Поэтому, начиная коммерческую деятельность, ИП должны соблюдать все требования Федерального законодательства, в частности своевременно осуществлять регистрацию первичных документов и разносить полученные из них данные по регистрам учета.

Вам понадобится - КУДиР; - кассовая книга; - первичные документы; - кадровые документы. Инструкция 1Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены. 2Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу. 3Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется. 4При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях - выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр. 5При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками. Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками строгой отчетности. В их числе те, кто оказывает бытовые услуги населению. 6Для работы с клиентами ИП должен заключать договора с клиентами, а также оформлять закрывающие документы (акты выполненных работ, товарные накладные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон позволяет предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и услуг. При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель на упрощенке не является плательщиком НДС. 7Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников. В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Таблица.1 Перечень кадровых документов

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.

Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации :

• приказов по личному составу,
• трудовых договоров,
• личных дел,
• выдачи командировочных удостоверений,
• справок и т.д.

Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях. К таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников не нормирован).
• Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
• Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru